Продолжаем тему оптимизации бизнеса. В этот раз с техническим директором ITsheff Дмитрием Яковлевым обсудили тему разделения баз 1С. Какие базы лучше вести отдельно, как наладить обмен между ними, или лучше все же одна универсальная база? Обсудим в интервью.



Какие базы ведут отдельно

— В каких случаях компания разделяет свои информационные базы 1С?

— Разделяют базы в основном компании, которые ведут управленческий и бухгалтерский учет в 1С. Причина, которая лежит на поверхности, бухгалтерские конфигурации гораздо чаще обновляются, чем управленческие. Выходят новые регламенты отчетов, меняется налоговое законодательство, изменяются и добавляются формы документов. Все это должно оперативно внедряться в 1С и использоваться при бухучете. Поэтому бухгалтерские конфигурации очень динамичные. А в управлении годами ничего не меняется, поэтому и обновления происходят редко.

— Но есть ведь универсальные решения, разве нельзя вести бухгалтерский и управленческий учеты в одной базе?

— Можно, но давай на конкретном кейсе разберем, как это происходит. У нас есть клиент — крупный автодилер. Он изначально работал в конфигурации УТП (1С: Управление торговым предприятием), которая позволяла вести бухгалтерский и управленческий учет. Все было хорошо до тех пор, пока 1С не снял с поддержки эту конфигурацию. Управленческий учет без проблем настроили на существующей конфигурации, дописали какие-то модули. Все нормально работает. Другое дело с бухгалтерской частью. Ее постоянно надо вручную обновлять. В 2017 году внедрили ЭСФ — выиграли немного времени. Потом внедрили «Источники происхождения», Webkassa и так далее. Но потом, как и многие, пришли к тому, что настроили в УТП управленческий учет, а для бухгалтерии стали использовать другие конфигурации.

— УТП ведь убрали с продаж, разве никакой достойной замены универсального решения так и не появилось? Или в 1С сочли этот опыт неудачным?

— Нет, наоборот, удачный. Просто поменялась парадигма. УТП выпускался на неуправляемых формах, а сейчас все продукты делают на управляемых. Для простого пользователя это означает, что фирме «1С» надо выпускать приложения, которые будут работать через интернет-протоколы. Для этого надо было изменить модель. Если раньше «1С» сам рисовал все формы, кнопки, макеты и их нельзя было изменить, то сейчас макеты делают через инструменты веб-сервисов, на которых работает весь интернет. Использование общих инструментов дает возможность приложениям работать через веб, тонкий клиент и т. д. Видимо, в «1С» решили, что в УТП многое надо менять и легче создать новый продукт. В итоге появилась «1С: Комплексная автоматизация» (КА).
В КА можно вести оперативный, управленческий и бухгалтерский учеты, но конфигурация сложная, гораздо сложнее УТП. В ней надо уметь работать и правильно интегрировать. В нем реализовали много новых фишек, вроде Маркетинг, CRM, но это урезанные инструменты. 1С постарался достичь универсальности, но это тяжело сделать с конкурентами в нишах crm и учетных систем. Все понимают, что такой универсальный продукт становится сложным и громоздким. То же самое произошло и с КА. Удачные истории использования конфигурации есть, но все они говорят о том, что это сложный путь, который надо проходить за ручку с разработчиком.

В чем сложность ведения учета в одной конфигурации

— Могут ли управленческий и бухгалтерский учет мешать друг другу, если ведутся в одной базе, например, КА?

— Да, как я говорил, по бухгалтерии часто выходят обновления. Обновление баз — это всегда неудобство для бизнеса. Надо 1С отключить, что-то выгрузить, проверить целостность и так далее. То есть это время. Плюс всегда есть вероятность сбоев после обновления. Мы что-то обновили, через несколько дней заметили ошибки. Надо их найти и как-то исправить. И у «продажников» часто возникает вопрос: «Зачем это обновление им, ведь в системе продаж ничего не меняется». Когда базы разделяют, то ведение одного учета не сильно влияет на другой.

— Получается, что бухгалтерию и управление проще разделить и вести в отдельных базах?

— Правильнее сказать, что проще внедрить и использовать. Если сравнивать с КА, то не надо нанимать дорогостоящих разработчиков, которые смогут настроить ее работу. Что касается использования, то с «1С: Бухгалтерия» очень просто работать, управленческие конфигурации немного сложнее, но все равно гораздо проще, чем КА.
Отдельные базы — это простое решение при внедрении управленческого учета. К примеру, бизнес вел в 1С бухгалтерию, решил работать с аналитикой. Что делать? Переходить в КА — дорого и долго. Тогда внедряем управленческую конфигурацию: «1С: Управление нашей фирмой», «1С: Розница» и так далее. Они просты в использовании и быстро внедряются.
Для компаний, которые заходят на новые рынки, есть еще одна причина вести бухгалтерию и управление в разных базах. Допустим, возьмем какую-то фирму, которая продает кафель в разных странах. У нее уже есть управленческая база, через которую фирма торгует и работает с партнерами по всему миру. Но локальный партнер сети должен вести учет по местному законодательству, ему нужно вести бухгалтерию здесь, на месте. В общей базе он не сможет вести бухгалтерию. У него будет анализ продаж, заказы на завод, отгрузки, контроль взаиморасчетов, конвертации и так далее, но бухучета не будет. Тогда мы создаем отдельно бухгалтерскую базу и настраиваем обмен. Из управленческой базы выгружаем реализацию и загружаем в бухгалтерию, а в обратную сторону передаем информацию о поступлении средств. Если смотреть в масштабе нескольких стран, то бухгалтерский учет — это локальная база, она является чем-то вроде посредника между управленческой деятельностью и местной системой.

— То есть пишется с учетом местного законодательства?

— Да, законодательства и особенностей местной банковской системы. Она умеет синхронизироваться с банками, работать с фискальными системами: с веб-кассами, электронными счетами-фактурами, документооборотом и прочее. Все это потом уходит в управленческую базу. Допустим, как на практике будет выглядеть контроль оплаты счетов. Из управленческой базы в бухгалтерскую приходят счета, информация от банков о поступлении денежных средств — бухгалтер их сводит. Обратно из бухгалтерской конфигурации приходит информация об оплаченных и неоплаченных счетах.

— Получается для управленческой базы важнее внутренние процессы и она почти не зависит от изменения законодательства или форм отчета?

— В целом, да. Для управленческой базы важно отслеживать, как движется товар и формировать цену. А для бухгалтерии это не важно, там важно зафиксировать количество проданного и выручку. Исходя из этого определиться, сколько налогов надо платить.

Причины разделения управленческой и бухгалтерской баз Конфигурации решают разные задачи. Управленческая — анализ продаж, ценообразование, управление партиями, управление складом и так далее. Бухгалтерская — работа с кадрами, налоговая и бухгалтерская отчетности и так далее. Универсальные продукты сложнее и дороже внедрять. В таких конфигурациях как «1С: Управление торговым предприятием» и «1С: Комплексная автоматизация», предназначены для управленческого и бухгалтерского учетов, но это тяжелые базы. Для настройки и дальнейшего сопровождения нужны высокооплачиваемые специалисты. Проблемы с частым обновлением. Из-за частого изменения в законодательстве и формах отчетности бухгалтерские конфигурации часто обновляются. В то же время в управлении редко происходят изменения, для которых требуется обновление конфигурации.

Как наладить обмен данными

— Допустим, мы разделили управленческую и бухгалтерскую базы. Как правильно наладить обмен данными между ними?

— Обмен должен быть нативным, то есть лучше использовать штатные инструменты. В управленческой базе надо прописать модули для обмена. По сути, все сводится к выбору баз для обмена данными и параметров. Это штатный инструмент для обмена документами и другой информацией.
Общий тренд такой: из управленческой базы в бухгалтерию сливаются счета на оплату и продажи, обратно приходит информация о поступлении денежных средств. Бухгалтерам нужны только реализации и выписанные ЭСФ, чтобы по ним делать отчеты.

Схемы обмена с помощью штатных инструментов 1С Выгрузку можно организовать вручную, то есть запускать процедуру самостоятельно, например, раз в день. Запускать процедуру автоматизировано. Допустим, каждый час или раз в день. Способ обмен может быть через интернет, в роли посредника выступает FTP-сервер — это сервер для передачи файлов. Грубо говоря, это место в интернете, куда можно положить файлы и забрать их оттуда и туда обращаются все участники, то есть периферийные базы и центральная. Если интернета нет, то обмен можно наладить через флешку.

Для кого актуально разделение баз

— Какие компании сталкиваются с необходимостью разделять базы?

— В первую очередь те, которые переходят к ведению управленческого учета в 1С. Когда компания начинает работать, то зачастую деньги считает с помощью более простых и недорогих схем — excel-таблицы и подобные. Это работает до определенного периода. Компания разрастается и может столкнуться с так называемой проблемой роста, когда перестает расти прибыль. То есть обороты растут, а маржа не увеличивается. А чтобы понять, — где прибыль, надо вести управленческий учет. Когда он есть, то можно сделать анализ продаж. Другими словами, до управленческого учета надо дорасти.

После этого надо определиться, разделить бухгалтерский и управленческий учеты или вести их в одной базе. Перед принятием решения надо все хорошо взвесить. Внедрить КА или к своей, уже существующей бухгалтерской базе, с которой давно работаете, через обмен данными прикрутить управленческую. В реализации так проще. Поэтому внедрение управленческого учета проще начинать с разделения баз.

— Если упростить, то все компании начинают с бухгалтерского учета, а когда достигают определенного уровня, тогда внедряют управление?

— Да, но опять же это зависит от руководства компании. Есть люди, которые приходят из больших компаний и сразу решают, что им нужна аналитика. Но у нас есть много случаев, когда амбиции постепенно угасают, когда понимают, сколько будет стоить внедрение. Начинают использовать управленческий учет, но понимают, что объемы не те, и по факту перестают его использовать. Поэтому в малом бизнесе редко бывает, что с самого начала начинают использовать управленческий учет. Обычно это делает крупный, особенно сетевой бизнес, потому что для них это уже сложившаяся система, а большинство компаний приходит к этому постепенно.

Делить или не делить

— Попробуем обобщить, надо разделять базы или нет?

— С позиции клиента вроде как проще вести одну базу для всего. Но с другой стороны, все, кто у нас работает с обменами баз, сложностей с ведением двух баз не испытывают. Так что решение остается на стороне самого бизнеса и зависит от большого количества нюансов.

Если вам интересна тема оптимизации баз 1С, рекомендуем также статью «Зачем объединять филиалы в единую базу 1С».