В программе «1С: Зарплата и управление персоналом для Казахстана» для хранения информации о сотрудниках используется карточка сотрудника — единый раздел, где собираются персональные данные, информация о трудовой деятельности, начислениях, налогах, выплатах и кадровых изменениях.

Разберем, какие сведения можно хранить в карточке сотрудника, где искать нужные данные и как использовать этот функционал для удобной работы с кадровым учетом.



Карточка сотрудника в «1С: ЗУП» — основной центр кадрового учета

Когда нового сотрудника принимают на работу, в системе автоматически формируется карточка сотрудника. Здесь хранится вся информация, которая понадобится бухгалтеру, кадровому специалисту и руководителю компании.

Карточка объединяет сведения о физическом лице: ФИО, дату рождения, ИИН, данные о должности, размере оклада, графике работы и другие параметры. Здесь же можно заранее указать способ выплаты заработной платы, применяемые налоговые вычеты, социальный статус сотрудника и дополнительные параметры учета.

На основании этих данных программа автоматически формирует кадровые документы, а также личные карточки работников по форме Т−2.



Главная страница карточки сотрудника

После открытия карточки пользователь сразу видит основные сведения о работнике. Это базовая информация, которая используется в большинстве кадровых и расчетных операций.

Здесь отображаются:

1. ФИО сотрудника,
2. ИИН,
3. дата рождения,
4. пол,
5. должность,
6. оклад,
7. график работы,
8. вид занятости.
   

Эта информация позволяет быстро проверить основные данные сотрудника без перехода в дополнительные разделы.

Вкладка «Личные данные»

Раздел предназначен для хранения персональной информации сотрудника.

Здесь указывают сведения о гражданстве, данные документа, удостоверяющего личность, а также контактную информацию — телефон, адрес проживания, электронную почту и другие сведения.



Вкладка «Образование, квалификация»

Во вкладке фиксируют сведения:

1. об образовании,
2. квалификации,
3. специальности,
4. учебном заведении,
5. профессиональной подготовке.
   

Эти данные помогают вести кадровый резерв и контролировать соответствие сотрудников требованиям должности.



Вкладки «Справки» и «Семья»

Раздел «Справки» используют для хранения документов, которые сотрудник предоставляет работодателю.

Это могут быть различные подтверждающие документы, необходимые для кадрового учета или расчета заработной платы.

Во вкладке «Семья» указывают информацию о родственниках сотрудника: супруге, детях и других членах семьи.

Такие данные могут понадобиться при оформлении отдельных видов вычетов или внутренних кадровых процедур.

Вкладка «Трудовая деятельность»

В этом разделе хранится информация о трудовом стаже сотрудника.

Сюда вносят сведения о предыдущем опыте работы, стаже и иной информации, которая влияет на кадровый учет и внутреннюю документацию компании.



Вкладка «Учет среднего заработка»

Во вкладке можно настроить отдельные правила учета доходов при расчетах. Например, определить, учитывать ли премии или исключить отдельные начисления из расчета среднего заработка.

Это особенно удобно, когда стандартные настройки организации не подходят под конкретную ситуацию.



Вкладка «Налоги»

Раздел содержит всю информацию о сотруднике как о налогоплательщике.

Здесь указывают:

1. применяемые вычеты,
2. особенности налогообложения,
3. дополнительные параметры, влияющие на расчет налогов.
   

Корректное заполнение этой вкладки напрямую влияет на правильность расчета заработной платы.



Вкладка «Кадровые документы»

Все кадровые изменения сотрудника программа сохраняет в отдельном разделе.

Здесь можно увидеть полную историю кадрового движения работника:

1. прием на работу,
2. кадровые переводы,
3. отпуска,
4. больничные листы,
5. увольнение.
   

Фактически это кадровая история сотрудника внутри компании.



Вкладки «Начисления и удержания» и «Отсутствия»

Раздел «Начисления и удержания» показывает финансовые операции, связанные с сотрудником.

Здесь хранится информация о:

1. заработной плате,
2. отпускных,
3. больничных выплатах,
4. премиях,
5. компенсациях,
6. удержаниях по исполнительным листам,
7. прочих удержаниях.
   

Отдельная вкладка «Отсутствия» помогает контролировать периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Например:

1. ежегодный отпуск,
2. больничный,
3. отпуск без сохранения заработной платы,
4. иные виды отсутствий.
   

Вкладка «Воинский учет»

Этот раздел появляется только в том случае, если организация ведет воинский учет и активировала соответствующую настройку в программе.

Здесь фиксируется статус сотрудника:

1. военнообязанный,
2. невоеннообязанный,
3. призывник.
   

Также в карточке можно хранить информацию о военном билете сотрудников, которые подлежат учету.



Вкладка «Выплата зарплаты»

Раздел отвечает за настройку способа получения заработной платы сотрудником.

Программа поддерживает несколько вариантов выплаты:

1. через кассу,
2. на банковский счет,
3. через зарплатный проект,
4. через раздатчика.
   

После выбора способа выплаты можно дополнительно указать необходимые реквизиты — например, номер карт-счета или конкретный зарплатный проект.



Вкладки «Настройки бухучета» и «Прочее»

Раздел «Настройки бухучета» позволяет проверить параметры бухгалтерского учета, которые применяются индивидуально для конкретного сотрудника.

Например, можно посмотреть используемые субконто или другие настройки учета.

Во вкладке «Прочее» обычно указывают дополнительные сведения, которые влияют на расчеты и кадровый учет.

Здесь можно хранить информацию:

1. об инвалидности,
2. пенсионном обеспечении,
3. социальных особенностях сотрудника.
   

Почему важно правильно заполнять карточку сотрудника

На основании карточки сотрудника в «1С: Зарплата и управление персоналом для Казахстана» программа рассчитывает зарплату, применяет налоговые вычеты, формирует кадровые документы, учитывает отпуска, больничные и другие операции.

Чем точнее заполнены данные, тем меньше ошибок возникает в расчетах и кадровом документообороте.

Если компания регулярно работает с большим количеством сотрудников, правильное ведение карточек помогает значительно сократить ручную работу и избежать ошибок в учете.